Scanner für das Bauarchiv im Rathaus

Status

Anliegen an FDP Fraktion übermittelt

Antragsteller

anonym

Kategorie

Bürger Idee

Gremium

Themenbereich

An Verwaltung übermittelt:

Antwort von Verwaltung erhalten:

Beratung im Ausschuss

Beratung im Plenum

Bitte liebe Fraktion, kauft einen Scanner für das Bauarchiv beim Rathaus. Direkte Übermittlung im Archiv per Mail oder auf einen USB Stick denn aktuell gehen die Mitarbeiter des Archives mit den Dokumenten zum Uni Kopierzentrum kopieren. Die Dokumente die dann per Post 20 Wochen später den Antragstellern zugeschickt werden.

Der Stadtrat möge beschließen:

Die Verwaltung wird beauftragt, für das Bauarchiv im Rathaus die Beschaffung und den Betrieb eines geeigneten Scanners bzw. Multifunktionsgeräts zur Digitalisierung von Bauaktenbestandteilen für berechtigte Einsichtnehmende umzusetzen oder, falls eine unmittelbare Umsetzung nicht möglich ist, dem zuständigen Gremium einen entsprechenden Beschaffungsvorschlag vorzulegen.
Die Verwaltung wird beauftragt, die Abläufe im Bauarchiv so anzupassen, dass zulässige Kopien oder Auszüge aus Bauakten möglichst direkt im Bauarchiv digital erstellt und den Antragstellenden nach Abschluss der erforderlichen rechtlichen Prüfung bereitgestellt werden können.
Die digitale Bereitstellung soll, soweit rechtlich und technisch möglich, datenschutzkonform per sicherem elektronischem Versand, über einen geschützten Download oder auf Wunsch auf einem geeigneten Datenträger erfolgen.
Die Verwaltung wird gebeten zu prüfen, welche organisatorischen, datenschutzrechtlichen und technischen Vorgaben hierfür erforderlich sind, und diese bei der Umsetzung zu berücksichtigen.
Die Verwaltung berichtet dem zuständigen Ausschuss über die vorgesehene Umsetzung, die voraussichtlichen Kosten und den geplanten Zeitrahmen.

Im Bauarchiv der Stadt Passau besteht derzeit ein vermeidbarer Medienbruch: Benötigte Unterlagen müssen für Kopien außerhalb des Archivs weiterbearbeitet werden, was Personal bindet und zu langen Bearbeitungszeiten führen kann. Für Antragstellende bedeutet dies unnötige Verzögerungen und zusätzlichen Aufwand bei der Einsichtnahme in Bauakten. Zugleich werden Originalunterlagen häufiger bewegt, als es aus Gründen der Schonung des Archivguts sinnvoll ist.

Ein geeigneter Scanner im Bauarchiv würde Abläufe deutlich vereinfachen und beschleunigen. Unterlagen könnten vor Ort digitalisiert und, soweit zulässig, direkt elektronisch oder über ein Speichermedium bereitgestellt werden. Davon profitieren Bürgerinnen und Bürger ebenso wie die Verwaltung, weil Wege, Kopieraufwand und postalische Verfahren reduziert werden.

Die FDP-Fraktion verfolgt hier einen pragmatischen, finanzierbaren und lösungsorientierten Ansatz: Eine vergleichsweise einfache technische Ausstattung kann eine spürbare Verbesserung im Bürgerservice bewirken. Die Organisation des Bauarchivs und dessen technische Ausstattung liegen grundsätzlich im kommunalen Verantwortungsbereich und erscheinen daher vor Ort umsetzbar. Soweit datenschutzrechtliche, urheberrechtliche oder aktenrechtliche Fragen bei der digitalen Weitergabe von Bauunterlagen zu beachten sind, soll dies durch die Verwaltung beziehungsweise das Rechtsamt geprüft und in einem rechtssicheren Verfahren berücksichtigt werden.

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